Abrechnung von Föderungen / How to refund?

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Wo ist eine Abrechnung einzureichen?

Eine Abrechnung ist grundsätzlich dort einzureichen, wo die Ausschreibung organisiert wurde – das kann eine Studienvertretungen sein, ein Referat der Universitätsvertretung der ÖH oder die Universitätsvertretung  (siehe: Was ist die ÖH).

Diese Stelle ist auch für die Kontrolle der Vollständigkeit und Richtigkeit der eingereichten Unterlagen erstverantwortlich, vermerkt den Beschluss, die entsprechende Kostenstelle und die geförderte Summe auf den Formularen, zeichnet sie und gibt die Unterlagen dann zur Auszahlung und Verbuchung ans Finanzreferat weiter.

Alle Drucksorten müssen mit dem Vermerk versehen werden: „Gefördert mit Mitteln der ÖH Akademie der Bildenden Künste“. Wo Logos angebracht werden können, ist auch dieses zu verwenden. Wendet Euch hierfür bitte an das Referat für Kunst und (Gegen)Kultur!


Was kann abgerechnet werden?

Bei der ÖH der AkBild können grundsätzlich Werkverträge/Honorarnoten und Refundierungen eingereicht werden. Welche Kosten erstattet werden, entscheidet die Stelle, die die Förderung zugesagt hat. Es können immer nur Ausgaben des jeweils aktuellen Studienjahr (1.7. bis 30.6.) bezahlt werden.

1) Refundierung

Eine Refundierung ist eine Rückerstattung entstandener Kosten. Es kann nur die Person refundiert werden, der die Kosten entstanden sind. Dafür braucht Ihr:

  • Refundierungsformular
  • Originalbelege der getätigten Ausgaben; aus dem Beleg muss hervorgehen, was in welcher Stückzahl wann und wo gekauft wurde.
  • Kontoauszug, auf dem die Zahlung ersichtlich wird, wenn es sich um eine Online- oder Kreditkartenzahlung handelt.

2) Werkverträge/Honorarnoten

Im Fall von Honorarnoten im Rahmen eines geförderten Projekts gibt es zwei Möglichkeiten, diese abzurechnen:

  • die beauftragte Person reicht ihren Werkvertrag/Honorarnote mit diesem Formular selbst ein;
  • die beauftragte Person stellt ihre Honorarnote an Euch, Ihr überweist das Geld und rechnet dann die Honorarnote als Refundierung mit der ÖH ab.


Where to deposit your request for funding?

A request for funding you have to deposit where the call was issued – a unit of study, a department of students‘ union university body of representatives or the students‘ union university body of representatives itself (see: Representation and Contact).

The respective body is also responsable for checking, whether your request for funding contains all the necessary documents (bills, bank account statements etc.), notes the decision and the amount of the funding, signs the documents and hands them over to the Department of Economic Affairs.

All forms (books, brochures, etc.) have to contain the following reference: „Funded with means of the Student union of Akademie der Bildenden Künste“. If logos can be added, they have to be. Please as back to the Department for Art and (Counter)Culture!


What can be re/funded?

The student union of  AkBild can fund services or refund already incurred expenses. What will be re/funded is decided by the body, who grants the funding. Be aware that only costs that arised in the current study year (1.7. until 30.6.) can be covered.

1) Refunding

A refunding is a recovery of already incurred expenses. Only the person to who the expenses incurred can be refunded. In order to be refunded you need:

  • refunding formula
  • original receipts of the incurred expenses; in the receipt has to be stated what in what quantity was bought where and when;
  • bank account statement if you have ordered online or paid with a credit card

2) Service contract/honorary note

In the case of honorary notes in the framework of a funded project, there are two possibilities to effectuate a payment through the student union:

  • the person assigned submits the service contract/honorary note directly to the student union;
  • the person assigned submits the honorary not to the person responsable for the project, gets paid and you as funded person submit the honorary not as a refunding to the student union. For the details on how to handle this, see the section Refunding above.