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Generelle Aufgabe des Referats ist die verantwortliche Abwicklung aller wirtschaftlichen Angelegenheiten der Hochschüler_innenschaft im Sinne des Hochschüler_innenschaftsgesetzes. Gemeinsam mit dem Vorsitz hat das Referat dabei im Speziellen darauf zu achten, dass alle formalrechtlichen Vorgaben (Gesetze, Richtlinien, Satzung usw.) eingehalten werden, dass die Mittel im Sinne der Studierenden verwendet werden und das allgemeinpolitische Mandat beachtet wird.
Betreut wird das Referat von Birgit und Vitoria (Referent_in).
Kontakt: oehfinanzreferat(at)akbild.ac.at
Aufgaben
- Erstellung und Vorlage von Jahresvoranschlägen und -Abschlüssen
- Übersicht und Planung der laufenden finanziellen Gebarung
- Berichterstattung bei regelmäßigen UV-Sitzungen
- Berichterstattung bei der Kontrollkommission
- Abwicklung der jährlichen Wirtschaftsprüfung
- Aufbereitung und inhaltliche sowie zeitliche Überprüfung der Belege
- Abrechnung von Projekt- und Diplomant_innenförderungen sowie von Festen, Workshops, Klausuren usw.
- laufende Durchführung der Zahlungen der Hochschüler_innenschaft
- Erstellung von Arbeitsverträgen
- Buchführung und Koordination der extern vergebenen Lohnverrechnung
- Verwaltung aller liquiden Finanzmittel
- Dokumentation und Verwaltung aller Verträge
- Führung von Anlageverzeichnissen
- Ansprechstelle für Studienrichtungsvertretungen und Referate in wirtschaftlichen Belangen
Wie kommt Ihr zu Geld?
Damit das Referat für wirtschaftliche Angelegenheiten eine Zahlung anweisen kann, muss die Zahlung durch einen Beschluss (Beschlussformular) der fördernden Stelle (Studienvertretung, Referat, Vorsitz) gedeckt sein. Grundsätzlich gibt es dabei lediglich zwei Möglichkeiten für eine Zahlung durch die ÖH: entweder es werden bereits entstandene Kosten refundiert (Refundierungsformular) oder es werden erbrachte Leistungen bezahlt (Werkvertrag/Honorarnote).
Unter Abrechnung von Förderungen findet Ihr Infos dazu, wie Abrechnungen an die ÖH zu stellen sind. nt for Economic Affairs.
The general task of this office is the responsible handling of all economic matters of the student union. The structures of the student union (especially our office), the representative work, the counseling, project funding, etc. are financed through the fee you pay („ÖH-Beitrag). 30% of this money goes to the units of study, 70% is meant for the university representative body.
This money is distributed to the different tasks of the student union in the yearly budget. Together with the head team, the department has, in particular, to guarantee that all formal legal requirements (laws, regulations, statutes, etc.) are met.
The Office for Economic Affairs is currently managed by Birgit and Michi.
Contact us via Email: oeh(at)finanzreferat.ac.at
Tasks
- Preparation and submission of annual estimates and financial statements
- Annual auditing process (solicitation, coordination, and information)
- Organization of accounting and coordination of payroll (currently outsourced)
- Preparation and verification of bills and all other documents relevant for the accounting
- Budget planning and ongoing financial affairs including the content and timing
- Ongoing review and implementation of the payments of the student union
- Management of all cash funds
- Creation of work contracts
- Documentation and management of all contracts
- Management of asset and inventory lists
- Accounting of project and diploma funding as well as festivals, workshops, retreats, etc.
- Point of contact for agencies and units of study in financial matters
- Reporting at regular meetings of UV
- Reporting to the Control Commission
How can you get your money?
To effectuate a payment, the Office for Economic Affairs needs a decision (decision formula) from the funding unit (study unit, department of the university’s representative body, or head team). Generally speaking, there are only two possible ways for payment by the student union: either already made costs will be refunded (refunding formula), or rendered services are being paid ((service contract/honorary note).
Under the Guideline for project funding, you will find more detailed information on this topic.