Finanzreferat

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Generelle Aufgabe des Referats ist die verantwortliche Abwicklung aller wirtschaftlichen Angelegenheiten der Hochschüler_inneschaft. Gemeinsam mit dem Vorsitz hat das Referat dabei im Speziellen zu achten, dass alle formalrechtlichen Vorgaben (Gesetze, Richtlinien, Satzung usw.) eingehalten werden.

Aufgaben

Erstellung und Vorlage von Jahresvoranschlägen und Jahresabschlüssen
Abwicklung einer jährlichen Wirtschaftsprüfung (Angebotseinholung, Koordination und Auskünfte)
Organisation einer Buchführung und Lohnverrechnung (derzeit an externe Stelle vergeben)
Aufbereitung der Belege und weiterer Unterlagen für die Buchhaltung
Budgetplanung sowie laufende finanzielle Gebarung inkl. inhaltlicher und zeitlicher Überprüfung aller Belege
laufende Überprüfung und Durchführung der Zahlungen der Hochschüler_innenschaft
Verwaltung aller liquiden Finanzmittel
Erstellung von etwaigen Arbeitsverträgen
Dokumentation und Verwaltung aller Verträge
Führung von Anlage- und Inventarverzeichnissen
Abrechnung von Projekt- und Diplomant_innenförderungen sowie von Festen, Workshops, Klausuren usw.
Ansprechstelle für Studienrichtungsvertretungen und Referate in finanziellen Belangen
Berichterstattung bei regelmäßigen UV-Sitzungen
Berichterstattung bei der Kontrollkommission
gemeinsam mit Vorsitz: Verwaltung der Handkassen

Formulare des Finanzreferats

Subventionsvergabe und -abwicklung, Projektsunterstützungen
zu finden unter: http://www.oehakbild.info/formulare-broschueren-und-vorlagen/

Betreut wird es von Birgit und Neda

oehfinanzreferat@akbild.ac.at

Journaldienst:

Freitag 14 bis 17h im ÖH-Büro

Tel: 01 58816 3300

 

General tasks are responsibility for handling all financial matters of the student union. Together with the head team, the Department has in particular to garante that all formal legal requirements (laws, regulations, statutes, etc.) are met.

Tasks

Preparation and submission of annual estimates and financial statements
An annual auditing process (solicitation, coordination and information)
Organization of accounting and payroll (currently outsourced to external site)
Preparation of documents and other documents for the accounting
Budget planning and ongoing financial affairs including the content and timing verification of all documents
ongoing review and implementation of the payments of the student union
Management of all cash funds
Creation of any contracts
Documentation and management of all contracts
Management of asset and inventory lists
Accounting of project and diploma funding as well as festivals, workshops, retreats, etc.
Point of contact for agencies and units of study in financial matters
Reporting at regular meetings of UV-
Reporting to the Control Commission
together with the chair: management of petty cash

Forms of financial department

Grant award and execution, special project support
Guideline for project refunding
Guidelines for settlement of subsidies

the financial department is managed by Birgit and Neda

oehfinanzreferat@akbild.ac.at

office hours: fridays 2-5 pm @ öh-office

Tel: 01 58816 3300

18.10.:

ÖH SUCHT WIRTSCHAFTSREFERENT_IN

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paperclip

Die Hochschüler_innenschaft der Akademie der bildenden Künste sucht zum ehestmöglichen Dienstantritt eine_n Wirtschaftsreferent_in.

Generelle Aufgabe des Referats ist die verantwortliche Abwicklung aller wirtschaftlichen Angelegenheiten der Hochschüler_innenschaft. Gemeinsam mit dem Vorsitz hat das Referat dabei im Speziellen darauf zu achten, dass alle formalrechtlichen Vorgaben (Gesetze, Richtlinien, Satzung usw.) eingehalten werden, wofür der/die Wirtschaftsreferent_in bei Unstimmigkeiten infolge auch zivilrechtlich zur Verantwortung gezogen werden kann. Die Wirtschaftsreferent_in arbeitet eng mit der Sachbearbeiterin zusammen, die jedoch in einem geringeren Stundenausmaß anwesend ist.

Die Stelle wird auf 10 Wochenstunden ausgeschrieben und entspricht einer geringfügigen Anstellung mit einem Bruttogehalt von 405,98€.
Um eine fließende Übergabe des Referats zu ermöglichen, würde je nach Vorkenntnissen, möglichst bald nach Ende der Ausschreibungsfrist mit der Einarbeitung begonnen werden. Für die Einarbeitungsphase wird eine Aufwandsentschädigung von 100€/Monat ausgezahlt.

Die Aufgabengebiete sind:

  • Verwaltung des Budgets des laufenden Geschäftsjahres, Budgetplanung des kommenden Geschäftsjahres
  • Betreuung der Konten (laufende Überprüfung und Durchführung der Zahlungen der Hochschüler_innenschaft, Verwaltung aller liquiden Finanzmittel, Verwaltung der Handkassen gemeinsam mit Vorsitz)
  • Verantwortung für Buchhaltung und Finanzgebarung, sowie laufende finanzielle Gebarung inkl. inhaltlicher und zeitlicher Überprüfung aller Belege
  • Erstellung und Vorlage von Jahresvoranschlägen und Jahresabschlüssen, Verantwortung über Vergabe und Abwicklung einer jährlichen Wirtschaftsprüfung (Angebotseinholung, Koordination und Auskünfte)
  • Organisation einer Buchführung und Lohnverrechnung (derzeit an externe Stelle vergeben), Verantwortung der Personalverrechnungsangelegenheiten und Aufwandsentschädigungen, Erstellung von etwaigen  Arbeitsverträgen (Dokumentation und Verwaltung aller Verträge)
  • Führung von Anlage- und Inventarverzeichnissen
  • Durchführung von Rechtsgeschäften gemeinsam mit dem Vorsitz, den Referent_innen, den Studienrichtungsvertretungen
  • Ansprechstelle in finanziellen Belangen, begleitende finanzielle Betreuung und Beratung für Projekte der Studienvertretungen, der Referate, sowie Mandatar_innen und Vorsitzenden der UV. Abrechnung von Projektförderungen sowie von Festen, Workshops, Klausuren usw.
  • Bereitstellung von Informationen rund um die Finanzgebarung (Abrechnung von Förderungen, Abwicklung von Veranstaltungen der Hochschüler_innenschaft, etc.) mittels Mailaussendungen, Broschüren, Flyern sowie erstellen diesbezüglicher Inhalte für die Website der Hochschüler_innenschaft
  • Betreuung der Mailadresse des Referates (Beantwortung der Emailanfragen, Versenden von Informationen, interne u. externe Kommunikation)
  • Wöchentliches Jour fixe
  • Anwesenheit und Berichterstattung bei den Sitzungen der Universitätsvertretung und den Treffen der Referate, Berichterstattung bei der Kontrollkommission
  • Einbringen von Anträgen für Projektvorschläge in die Universitätsvertretung, Durchführung von Projekten nach Beschlüssen der Universitätsvertretung Verfassen eines Arbeitsberichtes des vergangenen und Verfassen eines Arbeitsplanes für das kommende Semester

 

Qualifikationen:

  • Sehr gute Kenntnisse in Excel
  • Vorkenntnisse im Bereich Buchhaltung sind von Vorteil
  • Verlässlichkeit
  • Genauigkeit
  • Eigenverantwortliches Arbeiten
  • Gewissheit die Verantwortung dieser Stelle tragen zu können
  • Bereitschaft diese Stelle für mindestens 2 Jahre zu übernehmen

 

Die Bewerbungsfrist läuft bis 07.11.2016.
Bei Interesse meldet Euch bitte so bald wie möglich mit einem Motivationsschreiben per Mail an: oeh@akbild.ac.at