Gesucht: Office-Mitarbeiter:in

Die Hochschüler:innenschaft der Akademie der Bildenden Künste Wien sucht mit 2.Mai 2021 eine_n Office-Mitarbeiter_in

Als Office-Mitarbeiter:in sind Sie das Rückgrat der Hochschüler:innenvertretung, für Studierendenanfragen und Büroorganisation, sie arbeiten dabei in enger Kooperation arbeiten dem Vorsitz bzw. der jeweiligen Universitätsvertretung zu sowie mit einer zweiten Person im Büro zusammen. Eine enge Zusammenarbeit zwischen den beiden Anstellungen ist sehr entscheidend.

Die Stelle wird auf 15 Wochenstunden ausgeschrieben.

Der Lohn beträgt monatlich in etwa EUR 825 brutto für Einsteiger_innen (geregelt über Kategorie V2, Paragraph 71 des Vertragsbediensteten Gesetz).

Aufgabenbereiche

Das Büro ist die Schnittstelle zwischen den Studienvertretungen, der Universitätsvertretung der Akademie, internen Gremien und universitätsübergreifenden Organen (Wahlkommission, Kontrollkommission)

Aufgaben:

  • Telefondienst und telefonische Koordination mit Abteilungen der Universität und Mitarbeiter:innen der Hochschüler_innenschaft
  • Bearbeitung der eingehenden Post bzw. E-Mails
  • allgemeine Ablage und Bürostruktur
  • Dokumentation administrativer/organisatorischer Tätigkeiten, um Arbeitsschritte transparent zu halten und studentische Beteiligung sowie das Übernehmen einzelner Arbeitsschritte und Aufgaben zu ermöglichen
  • Pflege von Inhalten der Homepage
  • Zuarbeiten, Recherche und Schriftverkehr für Referate und Vorsitz
  • Terminkoordination und -Organisation
  • Schriftverkehr mit anderen Abteilungen der Universität und Mitarbeiter:innen der Hochschüler:innenschaft
  • Projektunterstützung
  • Selbstständige Pflege der Aktenablage
  • Selbstständiges Abarbeiten eines Aufgabenplans und Wiedervorlagesystems
  • Fragen/Informationen bzgl. ÖH, Mensavergünstigung, Nutzung von Räumen der Hochschüler:innenschaft
  • Informationsweitergabe an Studierende und Organe der Hochschüler:innenschaft
  • Teilnahme an Sitzungen, Vor- und Nachbereitung
  • Vorfertigung von Formularen und Ausschreibungen

Wir erwarten:

  • Gute Deutsch und Englischkenntnisse
  • Sehr gute Office-Kenntnisse, insbesondere Word und Outlook
  • Selbstständiges und genaues Arbeiten
  • Lern- und Einsatzbereitschaft
  • Bereitschaft zur Mehrarbeit im Semester bei Freizeitkompensation in den Semesterferien
  • Teamfähigkeit
  • Fähigkeit, Ordnungsstrukturen zu schaffen und Informationen weiterzugeben

Wünschenswert:

  • Kenntnisse in WordPress-Homepagepflege

 Die Hochschüler:innenschaft ruft zur Bewerbung explizit Personen auf, die von gesellschaftlichen Diskriminierungen betroffen sind. Gesellschaftlich systematische Diskriminierung liegt vor, wenn eine effektive Schlechterstellung auf der Basis gesellschaftlicher Machtasymmetrien zwischen Bevölkerungsgruppen bewirkt wird, die als unterschiedlich definiert werden nach Hautfarbe, (vermeintlicher) ethnischer Herkunft, Nationalität, Religionszugehörigkeit, Geschlecht, Gesundheitszustand, ökonomischer Lage, Behinderung, sexueller Orientierung, Infragestellung von der strikten Geschlechterpolarität oder Alter.

Antidiskriminatorische Ansprüche siehe:

https://www.akbild.ac.at/Portal/organisation/uber-uns/dokumente/betriebsvereinbarungen/antidiskriminierung/betriebsvereinbarung-uber-antidiskriminierung-und-partnerschaftliches-verhalten-am-arbeitsplatz-antidiskriminatorische-betriebsvereinbarung?set_language=de&cl=de

Unsere Räumlichkeiten befinden sich in der Augasse 2 – 6 in 1090 Wien.

Wir bitten um ein Motivationschreiben sowie eine Schilderung bisheriger Erfahrungen (Lebenslauf oder Ähnliches). Ein Foto wird – im Sinne einer antidiskriminatorischen Praxis – nicht benötigt und ist auch nicht erwünscht.

Bewerbung bitte via E-Mail an: oeh@akbild.ac.at UND oehvorsitz@akbild.ac.at

Eine Erhöhung des Stundenmaßes ist langfristig bei entsprechendem Arbeitsaufkommen denkbar.

Spätester Termin an dem Bewerbungen angenommen werden ist 30.03.2021

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
Mit freundlichen Grüßen,

Team der Hochschüler:innenschaft an der Akademie der Bildenden Künste Wien